仕事で差がつく!ビジネスメールの正しい書き方とマナー


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ビジネスシーンでは、メールのやり取りが重要な役割を果たします。しかし、「どのように書けば
良いのかわからない」「失礼のない表現を使いたい」と悩む人も多いのではないでしょうか?

本記事では、ビジネスメールの基本マナーと、相手に良い印象を与える書き方を解説します。

ビジネスメールの基本マナー

ビジネスメールは、単なる連絡手段ではなく、相手に対する礼儀や印象を左右するツールです。
以下のマナーを意識しましょう。

  • 件名は具体的に書く(例:「〇〇についてのご相談」)
  • 宛名・挨拶を忘れずに(例:「お世話になっております。株式会社〇〇の△△です。」)
  • 本文は簡潔に、要点を押さえる
  • 敬語を適切に使う(過剰な敬語は逆に不自然)
  • 誤字脱字をチェックする(送信前に必ず見直す)

印象を良くするビジネスメールの書き方

ビジネスメールを丁寧に書くことで、相手に好印象を与えることができます。以下のポイントを
押さえて書きましょう。

わかりやすい件名をつける

件名はメールの内容を一目で理解できるように書きます。

例:

  • 「〇〇のご提案について(株式会社△△)」
  • 「〇〇の件、納期のご確認」

適切な宛名・挨拶を入れる

メールの冒頭には、必ず宛名と挨拶を入れましょう。

例: 「株式会社〇〇 〇〇様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。」

本文は簡潔かつ要点を押さえる

長すぎるメールは読みにくく、要点が伝わりにくくなります。

構成の例:

  1. 用件を簡潔に述べる
  2. 必要な情報を具体的に提示する
  3. 相手に求めるアクションを明確にする

例: 「先日ご相談した〇〇の件について、ご確認をお願いしたくご連絡いたしました。
添付資料をご確認いただき、問題がなければ〇〇日までにご返信いただけますでしょうか?」

結びの言葉を入れる

メールの最後には、相手への感謝の言葉や締めの挨拶を入れます。

例:

  • 「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。」
  • 「ご不明点がございましたら、お気軽にお知らせください。」


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避けるべきビジネスメールのNGポイント

  • 件名が曖昧:「お疲れ様です」「至急」など、内容が伝わらない件名は避ける。
  • 本文が長すぎる:冗長な文章は避け、要点を簡潔に。
  • 敬語の誤用:「ご苦労様です(×)→お疲れ様です(〇)」
  • CC・BCCの使い方ミス:情報共有の範囲を適切に設定する。
  • 返信が遅い:遅れる場合は「遅くなり申し訳ございません」と一言添える。

まとめ

ビジネスメールは、適切なマナーと書き方を意識することで、相手に良い印象を与えることが
できます。

  • 件名は具体的に書く
  • 宛名・挨拶を適切に入れる
  • 本文は簡潔に、わかりやすく要点を伝える
  • 結びの言葉を忘れずに
  • NGポイントを避ける

これらのポイントを意識して、ビジネスメールをより効果的に活用しましょう!

 

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