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ビジネスシーンでは、メールのやり取りが重要な役割を果たします。しかし、「どのように書けば
良いのかわからない」「失礼のない表現を使いたい」と悩む人も多いのではないでしょうか？
本記事では、ビジネスメールの基本マナーと、相手に良い印象を与える書き方を解説します。
ビジネスメールの基本マナー
ビジネスメールは、単なる連絡手段ではなく、相手に対する礼儀や印象を左右するツールです。
以下のマナーを意識しましょう。
- 件名は具体的に書く（例：「〇〇についてのご相談」）
- 宛名・挨拶を忘れずに（例：「お世話になっております。株式会社〇〇の△△です。」）
- 本文は簡潔に、要点を押さえる
- 敬語を適切に使う（過剰な敬語は逆に不自然）
- 誤字脱字をチェックする（送信前に必ず見直す）
印象を良くするビジネスメールの書き方
ビジネスメールを丁寧に書くことで、相手に好印象を与えることができます。以下のポイントを
押さえて書きましょう。
わかりやすい件名をつける
件名はメールの内容を一目で理解できるように書きます。
例:
- 「〇〇のご提案について（株式会社△△）」
- 「〇〇の件、納期のご確認」
適切な宛名・挨拶を入れる
メールの冒頭には、必ず宛名と挨拶を入れましょう。
例: 「株式会社〇〇 〇〇様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。」
本文は簡潔かつ要点を押さえる
長すぎるメールは読みにくく、要点が伝わりにくくなります。
構成の例:
- 用件を簡潔に述べる
- 必要な情報を具体的に提示する
- 相手に求めるアクションを明確にする
例: 「先日ご相談した〇〇の件について、ご確認をお願いしたくご連絡いたしました。
添付資料をご確認いただき、問題がなければ〇〇日までにご返信いただけますでしょうか？」
結びの言葉を入れる
メールの最後には、相手への感謝の言葉や締めの挨拶を入れます。
例:
- 「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。」
- 「ご不明点がございましたら、お気軽にお知らせください。」
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避けるべきビジネスメールのNGポイント
- 件名が曖昧：「お疲れ様です」「至急」など、内容が伝わらない件名は避ける。
- 本文が長すぎる：冗長な文章は避け、要点を簡潔に。
- 敬語の誤用：「ご苦労様です（×）→お疲れ様です（〇）」
- CC・BCCの使い方ミス：情報共有の範囲を適切に設定する。
- 返信が遅い：遅れる場合は「遅くなり申し訳ございません」と一言添える。
まとめ
ビジネスメールは、適切なマナーと書き方を意識することで、相手に良い印象を与えることが
できます。
- 件名は具体的に書く
- 宛名・挨拶を適切に入れる
- 本文は簡潔に、わかりやすく要点を伝える
- 結びの言葉を忘れずに
- NGポイントを避ける
これらのポイントを意識して、ビジネスメールをより効果的に活用しましょう！
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