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業務が一部の人に偏る「属人化」は、突然の休職や退職で業務が回らなくなるリスクを伴います。
特定の人しか対応できないタスクが増えると、組織全体の生産性が下がり、チームの信頼性にも
影響します。
本記事では、属人化を防ぐために必要な「業務の見える化」について、具体的な方法とメリットを
詳しく解説します。
業務の透明性を高め、誰でも業務を引き継げる体制を整えたい方にとって、必見の内容です。
業務の属人化が生まれる原因とは？
属人化は、業務がブラックボックス化していることから発生します。
具体的には、以下のような状況が属人化の温床となります。
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業務手順がマニュアル化されていない
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業務内容が担当者の記憶に依存している
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特定の人にしか扱えないツールやデータがある
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業務の全体像がチームに共有されていない
これらは一見効率的に見えても、長期的には組織の柔軟性を損なう要因となります。
業務の見える化がもたらすメリット
業務の見える化とは、誰が・何を・いつ・どうやって行っているのかを明確にすることです。
その実施により、以下のようなメリットがあります。
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業務の引き継ぎがスムーズになる
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担当者不在時でも対応可能になる
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無駄な業務や重複業務の発見につながる
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チーム内のコミュニケーションが活性化する
属人化を解消することで、業務の標準化・効率化が一気に進みます。
見える化を進めるための具体的なステップ
属人化を防ぐための業務見える化には、次のステップが有効です。
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すべての業務をリスト化する
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各業務の手順を文章化・図解する
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作業時間や頻度を記録する
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業務内容をチームメンバーに定期的に共有する
ExcelやGoogleスプレッドシート、Notionなどのツールを活用すると、見える化の定着がスムーズ
です。
属人化の根本原因である「情報の個人所有」を解消することが大切です。
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見える化を習慣化するための工夫
見える化は一度やって終わりではなく、継続が必要です。
習慣化するためには以下の工夫が効果的です。
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毎週業務の見直しミーティングを実施する
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マニュアルの更新日を決めておく
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交代制で業務を担当し、複数人が経験を持つようにする
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KPIやタスク管理ツールで進捗を常に見える状態にする
見える化の定着には、組織としての取り組みと継続的な改善姿勢が求められます。
まとめ
属人化を防ぐには、業務の見える化が不可欠です。
業務をリスト化し、手順を明文化し、共有することで、突然の欠員にも強い組織になります。
ツールの活用や定期的な見直しを行うことで、継続的な業務改善が期待できます。
タスクの属人化を放置せず、今すぐできる見える化から始めてみましょう。
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